Engagements
La réactivité et la transparence sont au cœur de nos engagements. Elles se traduisent par des délais clairs et des documents accessibles. Chacun des six engagements répond à une question que se pose un copropriétaire. Ces six questions vous permettent également d’évaluer votre administration actuelle.
01 — Suivi
Ce que les copropriétaires décrivent
Vous envoyez une demande, mais ne savez ni qui la traite ni quand une réponse est prévue.
L’engagement
Votre demande est prise en charge sous 2 jours ouvrables. Vous recevez un retour par e-mail.
Chaque demande est enregistrée et suivie jusqu’à sa résolution.
Un dossier se clôt quand son objet est traité, pas à la première réponse.
Nous veillons à assurer un suivi réactif de chaque demande.
02 — Comptes
Ce que les copropriétaires décrivent
Un montant figure dans les comptes, mais vous ne retrouvez pas facilement la facture correspondante.
L’engagement
Le compte reste au nom de la communauté. La comptabilité est tenue par une fiduciaire indépendante ; Gestiun prépare les pièces, contrôle les écritures et présente les comptes à l’assemblée.
Les pièces comptables sont transmises sur simple demande, sous 10 jours ouvrables.
Chaque écart notable au budget est expliqué à l’assemblée.
Les comptes sont bouclés sous 45 jours après la clôture de l’exercice.
03 — Travaux
Ce que les copropriétaires décrivent
Des travaux votés sur une seule offre, engagés sans calendrier, puis facturés au-delà de l’annonce.
L’engagement
Deux offres au minimum dès 5 000 francs, sauf seuil différent fixé par l’assemblée. L’avancement est rapporté pendant le chantier.
Les offres sont comparées sur un descriptif identique.
Chaque facture est comparée au devis validé correspondant.
Les offres écartées restent consultables.
04 — Assemblée
Ce que les copropriétaires décrivent
Les documents sont découverts en séance, puis le procès-verbal tarde et ne dit pas qui fait quoi.
L’engagement
Devis, comparatifs et comptes vous parviennent avant la séance. Le procès-verbal est envoyé dans les 15 jours suivant l’assemblée, avec pour chaque décision un responsable et une échéance.
L’ordre du jour est préparé avec le comité, à partir des points en suspens.
Les décisions votées et non exécutées figurent au suivi de l’assemblée suivante.
05 — Indépendance
Ce que les copropriétaires décrivent
Une commission prélevée sur les travaux ou une rétrocession versée par le prestataire peut créer un conflit d’intérêts lors du choix de l’entreprise.
L’engagement
Gestiun ne perçoit aucune commission, aucune rétrocession, et se rémunère uniquement par les honoraires convenus avec la PPE.
Les honoraires apparaissent comme un poste distinct et chiffré dans les comptes.
Aucune entreprise n’est imposée à la copropriété.
06 — Rôles
Ce que les copropriétaires décrivent
Il n’est pas toujours facile de suivre l’exécution des décisions prises.
L’engagement
Pour chaque décision importante, le rôle de chacun est défini à l’avance. La confusion des rôles est une source fréquente de malentendus et de conflits.
Les décisions qui appartiennent à l’assemblée restent soumises au vote des copropriétaires.
Au début du mandat, les compétences de l’administrateur et les éventuelles délégations sont définies par écrit.
Vérifier par vous-même
La liste de contrôle reprend les documents à examiner avant de comparer ou de remplacer un administrateur de PPE.