Liste de contrôle

Évaluer l’administration de votre PPE

28 points vérifiables — Canton de Fribourg

Vous pouvez consulter, imprimer et transmettre cette liste librement, sans inscription.

Comment utiliser ce document

Ce document ne donne pas de note. Il aide à passer d’une impression générale à des constats précis, qui peuvent ensuite être discutés ou inscrits à l’ordre du jour d’une assemblée.

Répondez par oui, non, ou « je ne sais pas ». Les réponses « je ne sais pas » identifient simplement les points à clarifier avec votre administrateur.

Les points marqués concernent des informations importantes. Si la réponse n’est pas claire, demandez une confirmation écrite à votre administrateur. Il y en a 16 sur 28.

Une réponse « oui » ne dit pas si le montant est suffisant. Au point 2.2 — « Le fonds de rénovation est-il tenu sur un compte séparé du compte d’exploitation ? » —, la séparation des comptes se vérifie d’un coup d’œil. Le niveau du fonds, lui, demande un calcul : nous publions le niveau qu’un fonds de rénovation devrait atteindre sur un immeuble spécimen.

1. Assemblée et procès-verbal

1.1

Point essentiel. La convocation vous parvient-elle dans le délai fixé par votre règlement d’administration et d’utilisation ?

Ce délai figure dans votre règlement, pas dans la loi. Vérifiez lequel s’applique chez vous.
1.2

L’ordre du jour est-il assez précis pour que vous sachiez, avant la séance, sur quoi vous allez voter ?

En principe, un objet soumis au vote doit être annoncé précisément dans l’ordre du jour. Une simple rubrique « divers » ne suffit pas.
1.3

Point essentiel. Les comptes de l’exercice écoulé et le budget proposé sont-ils joints à la convocation, ou seulement présentés en séance ?
1.4

Point essentiel. Le procès-verbal vous parvient-il dans un délai annoncé à l’avance ? Lequel ?
1.5

Pour chaque décision, le procès-verbal indique-t-il qui l’exécute et dans quel délai ?
1.6

Point essentiel. Les décisions votées l’année précédente et non exécutées figurent-elles au suivi de l’assemblée suivante ?

Un suivi régulier évite que les décisions restent sans suite, que les délais s’allongent et que les coûts augmentent.

2. Comptes et transparence financière

2.1

Point essentiel. Le compte de la copropriété est-il ouvert au nom de la communauté des copropriétaires ?

Vérifiez que les avoirs de la PPE sont séparés de ceux de l’administrateur et que les comptes sont ouverts au nom de la communauté des copropriétaires.
2.2

Point essentiel. Le fonds de rénovation est-il tenu sur un compte séparé du compte d’exploitation ?
2.3

Point essentiel. Pouvez-vous obtenir une pièce comptable — une facture précise — sur simple demande, et sous quel délai ?
2.4

Le décompte annuel fait-il apparaître l’écart entre budget et réel, poste par poste ?
2.5

Les écarts significatifs sont-ils expliqués par écrit, ou faut-il les demander en séance ?
2.6

Point essentiel. Les honoraires de l’administrateur apparaissent-ils comme un poste distinct et chiffré dans les comptes ?
2.7

Point essentiel. Savez-vous précisément ce que couvre le forfait et ce qui est facturé en supplément ?

Si la réponse n’est pas claire, demandez une liste écrite des prestations comprises et facturées séparément.
2.8

Le décompte individuel de charges est-il assez lisible pour être reconstitué sans explication orale ?

3. Travaux, devis et prestataires

3.1

Point essentiel. Pour une dépense importante, recevez-vous plusieurs offres comparées avant la décision ?
3.2

Point essentiel. Connaissez-vous le montant à partir duquel plusieurs offres sont demandées ?

Sans seuil défini, la politique de mise en concurrence est moins transparente et plus difficile à évaluer.
3.3

Point essentiel. Votre administrateur perçoit-il une commission ou une rétrocession sur les travaux qu’il fait exécuter ?

Votre administrateur doit pouvoir vous apporter une réponse claire.
3.4

Les factures des prestataires sont-elles comparées au devis accepté avant paiement ?
3.5

Un copropriétaire peut-il consulter les offres écartées ?
3.6

Les mêmes entreprises reviennent-elles systématiquement, sans mise en concurrence visible ?

4. Suivi des demandes

4.1

Point essentiel. Savez-vous qui suit votre demande et comment joindre cette personne ?
4.2

Point essentiel. Recevez-vous un accusé de réception indiquant la prochaine étape et un délai ?
4.3

Sur les douze derniers mois, combien de vos demandes sont restées sans réponse ?

Recensez les demandes restées sans réponse au cours des douze derniers mois.
4.4

Existe-t-il une liste des dossiers ouverts, accessible au comité ?

5. Rôles et contrat

5.1

Point essentiel. Savez-vous, par écrit, ce qui relève de l’assemblée, du comité s’il existe, et de l’administrateur dans les limites de ses compétences ?

La confusion des rôles est une source fréquente de malentendus et de conflits.
5.2

Point essentiel. Le contrat d’administration est-il accessible à tous les copropriétaires ?
5.3

Le contrat précise-t-il sa durée, ses conditions de reconduction et de résiliation ?
5.4

L’assemblée a-t-elle désigné des vérificateurs des comptes, et rendent-ils un rapport écrit ?

Signaux d’alerte

Un seul élément ne suffit pas à tirer une conclusion. Si plusieurs signaux s’accumulent, demandez des explications écrites et envisagez d’inscrire le sujet à l’ordre du jour.

Les comptes ne sont pas bouclés dans le délai annoncé, sans explication ni nouvelle échéance.
Le procès-verbal de la dernière assemblée n’est toujours pas parvenu.
Une demande de consultation de facture a été refusée, ou laissée sans suite.
Les honoraires ne sont pas identifiables séparément dans les comptes.
Des travaux ont été engagés sans décision de l’organe compétent, sans délégation valable et sans urgence justifiant l’intervention.
Le comité découvre les dossiers en cours en même temps que l’assemblée.

Si vous envisagez un changement

La loi prévoit que l’assemblée des copropriétaires peut révoquer l’administrateur en tout temps, sous réserve de dommages-intérêts éventuels. La révocation et la nomination d’un successeur se décident en assemblée — ordinaire ou extraordinaire — à la condition que le point figure à l’ordre du jour et soit consigné au procès-verbal.

L’administrateur convoque et préside l’assemblée. La demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour doit donc lui parvenir avant l’expiration du délai de convocation prévu par votre règlement. Notre guide inscrire un point à l’ordre du jour explique comment calculer cette date et préparer le rétroplanning.

Une décision prise sans que le point ait été régulièrement porté à l’ordre du jour est attaquable. Le calendrier compte donc autant que le fond.

Ce document est une aide à la vérification et ne constitue pas un avis juridique. Les règles applicables dépendent notamment du règlement de votre PPE et du droit en vigueur. Pour une situation particulière, consultez un professionnel du droit.

Établi par Gestiun — administration de PPE, canton de Fribourg — info@gestiun.ch

Version du 12 août 2026. Ce document peut être imprimé et transmis librement, sous réserve de la mention de sa source.

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