Évaluer l’administration de votre PPE

1. Assemblée et procès-verbal

1. 1.1

   ● Point essentiel. La convocation vous parvient-elle dans le délai fixé par votre règlement d’administration et d’utilisation ?

   Ce délai figure dans votre règlement, pas dans la loi. Vérifiez lequel s’applique chez vous.

2. 1.2

   L’ordre du jour est-il assez précis pour que vous sachiez, avant la séance, sur quoi vous allez voter ?

   Un point intitulé « divers » ne permet pas de voter valablement sur une décision importante.

3. 1.3

   ● Point essentiel. Les comptes de l’exercice écoulé et le budget proposé sont-ils joints à la convocation, ou seulement présentés en séance ?

4. 1.4

   ● Point essentiel. Le procès-verbal vous parvient-il dans un délai annoncé à l’avance ? Lequel ?

5. 1.5

   Pour chaque décision, le procès-verbal indique-t-il qui l’exécute et dans quel délai ?

6. 1.6

   ● Point essentiel. Les décisions votées l’année précédente et non exécutées figurent-elles au suivi de l’assemblée suivante ?

   Un suivi régulier évite que les décisions restent sans suite, que les délais s’allongent et que les coûts augmentent.

2. Comptes et transparence financière

1. 2.1

   ● Point essentiel. Le compte de la copropriété est-il ouvert au nom de la communauté des copropriétaires ?

   Vérifiez que les avoirs de la PPE sont clairement séparés de ceux de l’administrateur et que l’intitulé des comptes correspond au cadre convenu pour la communauté.

2. 2.2

   ● Point essentiel. Le fonds de rénovation est-il tenu sur un compte séparé du compte d’exploitation ?

3. 2.3

   ● Point essentiel. Pouvez-vous obtenir une pièce comptable — une facture précise — sur simple demande, et sous quel délai ?

4. 2.4

   Le décompte annuel fait-il apparaître l’écart entre budget et réel, poste par poste ?

5. 2.5

   Les écarts significatifs sont-ils expliqués par écrit, ou faut-il les demander en séance ?

6. 2.6

   ● Point essentiel. Les honoraires de l’administrateur apparaissent-ils comme un poste distinct et chiffré dans les comptes ?

7. 2.7

   ● Point essentiel. Savez-vous précisément ce que couvre le forfait et ce qui est facturé en supplément ?

   Si la réponse n’est pas claire, demandez une liste écrite des prestations comprises et facturées séparément.

8. 2.8

   Le décompte individuel de charges est-il assez lisible pour être reconstitué sans explication orale ?

3. Travaux, devis et prestataires

1. 3.1

   ● Point essentiel. Pour une dépense importante, recevez-vous plusieurs offres comparées avant la décision ?

2. 3.2

   ● Point essentiel. Connaissez-vous le montant à partir duquel plusieurs offres sont demandées ?

   Sans seuil défini, la politique de mise en concurrence est moins transparente et plus difficile à évaluer.

3. 3.3

   ● Point essentiel. Votre administrateur perçoit-il une commission ou une rétrocession sur les travaux qu’il fait exécuter ?

   Votre administrateur doit pouvoir vous apporter une réponse claire.

4. 3.4

   Les factures des prestataires sont-elles contrôlées contre le devis avant paiement ?

5. 3.5

   Un copropriétaire peut-il consulter les offres écartées ?

6. 3.6

   Les mêmes entreprises reviennent-elles systématiquement, sans mise en concurrence visible ?

4. Suivi des demandes

1. 4.1

   ● Point essentiel. Savez-vous qui suit votre demande et comment joindre cette personne ?

2. 4.2

   ● Point essentiel. Recevez-vous un accusé de réception indiquant la prochaine étape et un délai ?

3. 4.3

   Sur les douze derniers mois, combien de vos demandes sont restées sans réponse ?

   Recensez les demandes restées sans réponse au cours des douze derniers mois.

4. 4.4

   Existe-t-il une liste des dossiers ouverts, accessible au comité ?

5. Rôles et contrat

1. 5.1

   ● Point essentiel. Savez-vous, par écrit, ce que décide l’assemblée, ce que décide le comité, et ce que l’administrateur exécute seul ?

   La confusion des rôles est une source fréquente de malentendus et de conflits.

2. 5.2

   ● Point essentiel. Le contrat d’administration est-il accessible à tous les copropriétaires ?

3. 5.3

   Le contrat précise-t-il sa durée, ses conditions de reconduction et de résiliation ?

4. 5.4

   L’assemblée a-t-elle désigné des vérificateurs des comptes, et rendent-ils un rapport écrit ?

Signaux d’alerte

Un seul élément ne suffit pas à tirer une conclusion. Si plusieurs signaux s’accumulent, demandez des explications écrites et envisagez d’inscrire le sujet à l’ordre du jour.

• Les comptes sont bouclés plus de trois mois après la clôture de l’exercice.

• Le procès-verbal de la dernière assemblée n’est toujours pas parvenu.

• Une demande de consultation de facture a été refusée, ou laissée sans suite.

• Les honoraires ne sont pas identifiables séparément dans les comptes.

• Des travaux ont été engagés sans décision d’assemblée et sans urgence démontrable.

• Le comité découvre les dossiers en cours en même temps que l’assemblée.

Si vous envisagez un changement