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Les rôles

Qui décide, qui contrôle et qui exécute dans une PPE

Dans une PPE, l’assemblée décide, les contrôleurs vérifient, le comité fait le lien et l’administrateur exécute. Le règlement de chaque PPE précise toutefois les compétences de chacun. Cette page décrit le cadre habituel et la manière dont nous travaillons.

Décide, contrôle, exécute

Assemblée des copropriétaires

Décide
Organe souverain
Contrôle
Approuve les comptes et le budget
Exécute
—

Comité ou délégués (facultatif)

Décide
Dans les limites des compétences confiées par le règlement ou par l’assemblée
Contrôle
Conseille, suit les dossiers, surveille la gestion
Exécute
—

Contrôleurs des comptes

Décide
—
Contrôle
Examine les comptes et les pièces justificatives
Exécute
—

Administrateur

Décide
Mesures urgentes uniquement
Contrôle
—
Exécute
Décisions de l’assemblée et administration courante

01

L’assemblée des copropriétaires — elle décide

Mission : l’assemblée est l’organe décisionnel de la PPE. Elle approuve les comptes et le budget, se prononce sur les travaux de sa compétence et sur l’utilisation du fonds de rénovation. Elle nomme et révoque l’administrateur et, le cas échéant, les contrôleurs des comptes. Les règles de majorité dépendent de la décision à prendre.

Limites : l’assemblée n’assure pas la gestion quotidienne de la copropriété.

Avec Gestiun : convocation dans les délais du règlement, ordre du jour, comptes, budget, devis lorsqu’une décision de travaux est proposée, synthèse annuelle d’une page. Nous préparons les éléments de décision et présentons les options avec leurs limites ; nous ne votons pas à votre place.

02

Les contrôleurs des comptes — ils vérifient

Mission : examiner les comptes et les pièces justificatives de l’exercice écoulé, puis présenter leurs observations à l’assemblée avant le vote d’approbation.

Limites : leur mission ne comprend ni la tenue de la comptabilité, ni la gestion de l’immeuble, ni le règlement des litiges entre copropriétaires.

Avec Gestiun : les comptes, le grand livre et toutes les pièces justificatives sont mis à disposition suffisamment tôt avant l’assemblée pour permettre leur contrôle.

À savoir : la loi n’impose pas la désignation de contrôleurs des comptes. Leur existence, leur mode de nomination et l’étendue de leur mission dépendent du règlement de votre PPE ou d’une décision de l’assemblée.

03

Le comité ou les délégués — un relais entre les assemblées

lorsque la PPE en est dotée

Mission : assurer le lien entre les copropriétaires et l’administration entre deux assemblées, suivre certains dossiers, exercer une surveillance sur la gestion.

Pouvoirs : ils se limitent aux compétences attribuées par le règlement ou déléguées par l’assemblée. Pour les autres questions, le comité suit les dossiers, conseille et surveille la gestion.

Limites : le comité ne remplace pas l’administrateur et ne peut pas exercer les compétences réservées à l’assemblée.

Avec Gestiun : un interlocuteur unique et les informations nécessaires au suivi des dossiers confiés au comité.

04

L’administrateur — il gère, exécute et rend compte

Mission : répondre des comptes, convoquer et tenir l’assemblée, encaisser les contributions, représenter la communauté auprès des tiers dans les limites de ses attributions, et prendre les mesures urgentes nécessaires pour éviter ou réparer un dommage aux parties communes.

Limites : l’administrateur ne décide pas seul des travaux ou dépenses qui relèvent de l’assemblée. Les exceptions et délégations éventuelles sont définies par la loi, le règlement et les décisions de la PPE.

Avec Gestiun : la comptabilité est tenue par une fiduciaire indépendante. Gestiun prépare les pièces, contrôle les écritures et présente les comptes à l’assemblée.

Engagements :

Prise en charge de votre demande
2 jours ouvrables
Procès-verbal de l’assemblée
15 jours
Synthèse annuelle d’une page
Remise avec la convocation à l’assemblée, chaque année

Indépendance : Aucune commission, aucune rétrocession. Gestiun ne perçoit aucune rémunération des entreprises intervenant dans l’immeuble.

Travaux : les offres sont comparées avant les travaux importants. Gestiun en demande deux au minimum dès 5 000 francs, sauf seuil différent fixé par l’assemblée.

Chaque PPE est unique

La loi pose les principes. Le règlement d’administration et d’utilisation de votre PPE, complété par les décisions de l’assemblée, précise ensuite les compétences de chacun.

En cas d’écart avec cette présentation générale, référez-vous au règlement de votre PPE et, si nécessaire, au droit applicable. Nous lisons le règlement intégralement en début de mandat et signalons les points qui s’écartent de la pratique courante.

Exemple

La même logique pour les prestataires

La même logique s’applique aux entreprises qui interviennent pour la PPE : périmètre des prestations, fréquences, responsabilité du contrôle et base de facturation. Voici l’exemple d’un jardinier pour une PPE de douze appartements.

Voir la fiche

Voir aussi : la synthèse annuelle d’une page que nous joignons à chaque convocation.

Page à vocation informative. Elle ne constitue pas un avis juridique et ne se substitue pas au règlement d’administration et d’utilisation de votre PPE.