Ce que comprend notre mandat d’administration.

• Convocation de l’assemblée générale dans les délais prévus par le règlement.

• Préparation de l’ordre du jour à partir des dossiers en suspens et des demandes des copropriétaires, avec le comité lorsqu’il existe.

• Envoi des documents utiles — devis, comparatifs, comptes — avant la séance.

• Conduite de l’assemblée, vérification du quorum et décompte des voix et des quotes-parts pour chaque vote.

• Rédaction et envoi du procès-verbal sous 15 jours, avec pour chaque décision un responsable et une échéance.

• Mise en œuvre des décisions votées et information des copropriétaires sur leur état d’avancement.

• La comptabilité est tenue par une fiduciaire indépendante. Gestiun prépare les pièces, contrôle les écritures et présente les comptes à l’assemblée.

• Décompte annuel individuel par lot, établi selon les clés de répartition applicables à chaque charge, dans le respect de la loi et du règlement de la PPE.

• Projet de budget annuel soumis à l’approbation de l’assemblée.

• Nous signalons et expliquons les écarts significatifs entre le budget et les comptes.

• Gestion du fonds de rénovation, lorsqu’il existe, et suivi des versements prévus par le règlement ou décidés par l’assemblée.

• Appels de fonds, encaissements et relance des arriérés.

• Contrôle et règlement des factures des fournisseurs.

Voir le calcul d’un fonds de rénovation

• Suivi de l’entretien courant des parties communes.

• Négociation, renouvellement et contrôle des contrats de maintenance.

• Demande de plusieurs offres sur un même descriptif, puis suivi des travaux votés.

• Rapprochement de la facture finale avec l’offre retenue et le budget voté.

• Déclaration des sinistres et suivi du dossier auprès de l’assurance.

• Traitement des urgences et coordination des intervenants.

Voir un exemple de fiche prestataire

• Le même interlocuteur suit votre PPE pendant toute la durée du mandat.

• Votre demande est prise en charge sous 2 jours ouvrables. Vous recevez un retour par e-mail.

• Les documents de votre PPE sont accessibles sur demande. Si une restriction s’applique, elle vous est clairement expliquée.

• Information des copropriétaires entre deux assemblées.

• Accompagnement administratif lors de la vente d’un lot.