Conseils
Inscrire un point à l’ordre du jour : la date limite n’est pas celle de l’assemblée
Pour qu’un changement d’administrateur puisse être soumis à l’assemblée, il faut d’abord prévoir son inscription à l’ordre du jour. Le calendrier doit donc être préparé avant l’envoi de la convocation.
Or elle se manque presque toujours de la même façon : le calendrier est calculé depuis la date de l’assemblée, alors que la date qui vous est opposable tombe plusieurs semaines plus tôt. Et la personne qui tient ce calendrier est celle que vous souhaitez remplacer.
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Ces indications sont générales et ne constituent pas un conseil juridique. Le règlement d’administration et d’utilisation de votre copropriété prime en toute circonstance : c’est lui qui fixe les délais, et non une règle générale. En cas de doute sur une clause, faites-la examiner par un professionnel du droit.
La date limite se calcule avant l’envoi de la convocation
La loi prévoit que l’assemblée peut révoquer l’administrateur en tout temps, à la condition que le point figure à l’ordre du jour. Une décision prise sur un point qui n’y a pas été régulièrement porté est attaquable — y compris celle que vous vouliez obtenir.
C’est l’administrateur qui convoque et préside l’assemblée. Votre demande d’inscription doit donc lui parvenir avant qu’il ne rédige la convocation, et non avant l’assemblée. Entre les deux, il y a le délai de convocation prévu par votre règlement, plus le temps matériel de préparer l’envoi.
date de l’assemblée
moins le délai de convocation du règlement
moins le temps de rédaction de la convocation.
La date limite se détermine donc en remontant depuis la date prévue de l’assemblée.
Les quatre points à vérifier dans votre règlement
Avant de préparer votre demande, consultez le règlement d’administration et d’utilisation de votre PPE et vérifiez les quatre points suivants. Ils peuvent varier d’une copropriété à l’autre.
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01
Le délai de convocation, en jours
Vérifiez également s’il se compte en jours civils ou en jours ouvrables. Ce mode de calcul peut modifier la date limite à respecter.
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02
La forme exigée pour une demande d’inscription
Beaucoup de règlements sont muets. Dans ce cas, choisissez la forme qui se prouve : un envoi dont vous gardez la trace de la date.
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03
La part de copropriétaires requise, s’il en est prévu une
Un règlement peut subordonner la convocation d’une assemblée extraordinaire — et parfois l’inscription d’un point — à une fraction des copropriétaires ou des quotes-parts. Si cette fraction existe, une demande signée par une seule personne n’oblige à rien.
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04
Le préavis de résiliation du contrat, et sa date d’échéance
Ils ne conditionnent pas l’inscription du point, mais ils déterminent la date à laquelle le changement peut prendre effet — et donc l’assemblée qu’il faut viser.
Ces quatre points servent de base au rétroplanning et à la rédaction de la demande.
Ce que la demande doit contenir
Pour être claire et exploitable, votre demande devrait préciser les éléments suivants.
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01
La date de l’assemblée visée
Une demande qui ne nomme pas d’assemblée vaut pour un jour indéterminé. Nommez-la, même si elle n’est pas encore convoquée : la date approximative suffit à rendre la demande opposable à un calendrier.
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02
Le libellé exact du point
Tel qu’il devra figurer à l’ordre du jour. Ne laissez pas ce travail à l’administrateur — c’est le point suivant, et c’est celui qui décide de tout.
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03
La mention que le point appelle une décision
Et non une information ou une discussion. Un point présenté comme un échange de vues n’ouvre pas un vote.
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04
Les pièces annoncées et leur date de transmission
Les offres reçues, et la date à laquelle vous les remettrez pour qu’elles soient jointes à la convocation. Un copropriétaire qui découvre trois offres en séance ne les compare pas.
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05
La demande d’un accusé de réception
Formulée explicitement, avec la confirmation écrite que le point sera porté à l’ordre du jour. Ces deux choses ne sont pas la même : l’une prouve que la demande est arrivée, l’autre qu’elle sera suivie.
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06
La date, la signature et le nom des copropriétaires
Avec leurs quotes-parts si votre règlement en exige une fraction.
Formuler clairement les points soumis au vote
Le libellé doit indiquer clairement la décision que l’assemblée est appelée à prendre — ce que l’assemblée décide et ce qui revient à l’administrateur ne se confondent pas.
Un intitulé général comme « Administration de la PPE », « Point sur la gestion » ou « Divers » ne précise pas suffisamment la décision attendue. Pour un changement d’administrateur, il est préférable de distinguer clairement les décisions soumises au vote.
Deux points distincts peuvent être prévus :
X. Révocation de l’administrateur en fonction.
X+1. Nomination d’un nouvel administrateur — examen des offres reçues et désignation.
Séparer les deux décisions permet de distinguer le principe du changement et le choix du nouvel administrateur.
Un copropriétaire peut être favorable au changement d’administrateur sans nécessairement approuver le candidat proposé. Deux votes distincts permettent donc de se prononcer séparément sur la révocation de l’administrateur actuel et sur la nomination de son successeur.
Deux points distincts rendent le résultat du vote plus clair et facilitent l’organisation de la transition.
Le rétroplanning
Appelons J la date de l’assemblée et D le délai de convocation relevé dans votre règlement. Le calendrier se lit à l’envers, en partant de J.
| Quand | Ce qui se fait |
|---|---|
| J − 5 mois | Relever les quatre nombres du règlement. Vérifier l’échéance du contrat en cours. |
| J − 4 mois | Réunir les pièces à transmettre aux candidats, et solliciter les offres. |
| J − 3 mois | Recevoir les offres. Les comparer ligne par ligne, avant d’écrire quoi que ce soit. |
| J − (D + 3 semaines) | Envoyer la demande d’inscription, avec accusé de réception. |
| J − (D + 1 semaine) | Relance écrite si aucun accusé n’est parvenu. |
| J − D | Dernier jour d’envoi de la convocation. Le point y figure, ou il n’y figure pas. |
| J | L’assemblée. |
Le même calendrier, avec des dates
Prenons une assemblée fixée au 15 mai et un règlement qui prévoit 20 jours de convocation. Ces deux nombres sont une illustration : les vôtres figurent dans votre règlement.
| Date | Ce qui se passe |
|---|---|
| 15 décembre | Les quatre nombres sont relevés. |
| 15 janvier | Les pièces sont réunies, les offres sollicitées. |
| 15 février | Les offres sont reçues et comparées. |
| 4 avril | La demande d’inscription part, avec accusé de réception. |
| 18 avril | Relance si rien n’est revenu. |
| 25 avril | Dernier jour d’envoi de la convocation par l’administrateur. |
| 15 mai | L’assemblée. |
Deux erreurs fréquentes peuvent compromettre ce calendrier.
Une demande envoyée le 15 avril ne laisse plus que 10 jours avant la date limite d’envoi de la convocation. La marge pour obtenir une confirmation ou effectuer une relance devient alors très réduite.
Même lorsque le point figure à l’ordre du jour, les offres doivent être demandées suffisamment tôt. Sans offres comparables avant la séance, l’assemblée peut être en mesure de se prononcer sur le changement sans disposer des éléments nécessaires pour choisir un successeur.
Le rétroplanning commence donc plusieurs mois avant l’assemblée : il faut tenir compte non seulement du délai de convocation, mais aussi du temps nécessaire pour obtenir et comparer les offres.
Si la demande reste sans réponse
Conservez une trace écrite de votre demande et des éventuelles relances.
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Constatez par écrit
Notez la date d’envoi, le moyen employé, et l’absence d’accusé.
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Relancez une fois, par écrit
La relance rappelle trois choses : la date de la demande initiale, son objet, et la date limite d’envoi de la convocation calculée depuis le règlement. Cette dernière mention est la plus utile — elle montre que le calendrier est connu.
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Conservez tout
Les envois, les accusés, et l’absence d’accusé.
Si la convocation est envoyée sans le point demandé, évitez de transformer directement la question en vote pendant l’assemblée. Demandez que votre demande et sa date de transmission soient consignées au procès-verbal. En cas de désaccord sur la suite à donner, faites vérifier la situation par un professionnel du droit.
À partir de ce stade, la question peut nécessiter une analyse juridique. Gestiun n’intervient pas comme conseil juridique : en cas de contestation, nous recommandons de consulter un professionnel du droit.
À faire maintenant
Le modèle ci-dessous reprend les éléments à intégrer dans votre demande, une proposition de libellé pour les points soumis au vote et un rétroplanning à adapter au délai prévu par votre règlement. Il peut être complété directement avec votre règlement sous les yeux.
Pour poursuivre la démarche : les vingt-huit points de la liste de contrôle permettent de faire le point sur l’administration actuelle ; la page Changer d’administrateur indique les documents à réunir avant de demander des offres ; enfin, l’article Lire le devis d’un administrateur aide à comparer les offres reçues sur une même base.