Conseils
Ordre du jour d’une PPE : préparer sa demande à temps
Pour qu’un changement d’administrateur puisse être soumis au vote de l’assemblée, ce point doit figurer à l’ordre du jour. Il est donc important d’anticiper la démarche avant l’envoi de la convocation.
Évitez d’attendre les derniers jours avant l’assemblée. Dès que vous envisagez un changement, vérifiez les délais applicables afin de laisser suffisamment de temps pour inscrire le point à l’ordre du jour et transmettre les documents nécessaires aux copropriétaires.
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Ces indications sont données à titre général et ne constituent pas un conseil juridique. Les règles applicables peuvent varier selon votre copropriété : le règlement d’administration doit donc être consulté en priorité, notamment pour les délais à respecter. En cas de doute sur l’interprétation d’une clause ou sur la procédure à suivre, il est recommandé de faire examiner le règlement par un professionnel du droit.
Préparer la demande avant la convocation
La loi permet à l’assemblée de révoquer l’administrateur en tout temps. Pour que cette décision puisse être prise, la révocation doit toutefois figurer clairement à l’ordre du jour. Les copropriétaires doivent pouvoir comprendre, à la lecture de la convocation, qu’une décision concernant la révocation de l’administrateur sera soumise au vote. Si l’intitulé est trop vague ou ne permet pas d’identifier la décision envisagée, celle-ci peut ensuite être contestée.
En principe, l’administrateur convoque et préside l’assemblée. Si vous souhaitez faire inscrire un point à l’ordre du jour, votre demande doit donc lui parvenir suffisamment tôt pour qu’il puisse l’intégrer à la convocation.
Le délai à prendre en compte n’est ainsi pas seulement celui qui précède l’assemblée : il faut également tenir compte du délai de convocation prévu par votre règlement et du temps nécessaire à la préparation et à l’envoi des documents.
date de l’assemblée
moins le délai de convocation
moins une marge pour préparer et transmettre les documents.
Ce calcul donne un repère de préparation. Vérifiez aussi le délai propre aux demandes d’inscription et si la convocation doit être envoyée ou reçue avant l’échéance retenue.
Les quatre points à vérifier avant d’écrire
Consultez le règlement d’administration et d’utilisation de votre PPE ainsi que le contrat de l’administrateur. Les quatre points suivants vous aideront à préparer votre demande et la transition.
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01
Le délai de convocation, en jours
Vérifiez comment le délai se calcule : jours civils ou ouvrables, date d’envoi ou de réception de la convocation. Relevez aussi tout délai propre aux demandes d’inscription.
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02
La forme exigée pour une demande d’inscription
Si le règlement ne précise pas la forme à respecter, adressez une demande écrite et conservez une preuve de son envoi et, si possible, de sa réception.
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03
Les règles pour demander une assemblée extraordinaire
Chaque copropriétaire peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour. Exiger la convocation d’une assemblée est une démarche distincte : un cinquième des copropriétaires peut la demander. Le règlement peut faciliter ce droit, mais pas le restreindre.
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04
Les conditions de fin du contrat d’administration
Le préavis et l’échéance prévus au contrat aident à organiser la transition. Ils ne suppriment pas le droit de l’assemblée de révoquer l’administrateur en tout temps. Les conséquences financières doivent être examinées séparément, notamment en cas de résiliation du mandat en temps inopportun.
Ces quatre points servent de base au rétroplanning et à la rédaction de la demande.
Ce que la demande doit contenir
Pour être claire et exploitable, votre demande devrait préciser les éléments suivants.
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01
La date de l’assemblée visée
Indiquez l’assemblée concernée. Si sa date n’est pas encore connue, précisez qu’il s’agit de la prochaine assemblée ordinaire ou de l’assemblée extraordinaire envisagée.
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02
Le libellé exact du point
Proposez un intitulé précis, prêt à reprendre dans la convocation. Il doit permettre aux copropriétaires de comprendre la décision attendue.
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03
La mention que le point appelle une décision
Précisez la décision à soumettre au vote. Un intitulé limité à une information ou à une discussion peut rendre la décision contestable.
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04
Les pièces annoncées et leur date de transmission
Indiquez les offres disponibles et la date à laquelle vous transmettrez les pièces restantes. Demandez qu’elles accompagnent la convocation afin que chacun puisse les comparer avant la séance.
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05
La demande d’un accusé de réception
Formulée explicitement, avec la confirmation écrite que le point sera porté à l’ordre du jour. Ces deux choses ne sont pas la même : l’une prouve que la demande est arrivée, l’autre qu’elle sera suivie.
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06
La date, la signature et le nom des copropriétaires
Avec leurs quotes-parts si votre règlement en exige une fraction.
Formuler clairement les points soumis au vote
Le libellé doit indiquer clairement la décision que l’assemblée est appelée à prendre — ce que l’assemblée décide et ce qui revient à l’administrateur ne se confondent pas.
Un intitulé général comme « Administration de la PPE », « Point sur la gestion » ou « Divers » ne précise pas suffisamment la décision attendue. Pour un changement d’administrateur, il est préférable de distinguer clairement les décisions soumises au vote.
Deux points distincts peuvent être prévus :
X. Révocation de l’administrateur en fonction.
X+1. Nomination d’un nouvel administrateur — examen des offres reçues et désignation.
Séparer les deux décisions permet de distinguer le principe du changement et le choix du nouvel administrateur.
Un copropriétaire peut être favorable au changement d’administrateur sans nécessairement approuver le candidat proposé. Deux votes distincts permettent donc de se prononcer séparément sur la révocation de l’administrateur actuel et sur la nomination de son successeur.
Prévoyez aussi la date de prise de fonction du successeur, la remise des documents et les pouvoirs nécessaires pour signer son contrat. La transition sera ainsi plus facile à organiser.
Le calendrier de préparation
J désigne la date de l’assemblée et D le délai de convocation. Le tableau illustre un délai en jours civils avant l’envoi de la convocation. Si votre règlement se réfère à sa réception ou prévoit un autre mode de calcul, adaptez les dates. Les étapes intermédiaires sont des marges de préparation, pas des délais légaux.
| Quand | Ce qui se fait |
|---|---|
| J − 5 mois | Relever les quatre nombres du règlement. Vérifier l’échéance du contrat en cours. |
| J − 4 mois | Réunir les pièces à transmettre aux candidats, et solliciter les offres. |
| J − 3 mois | Recevoir les offres. Les comparer ligne par ligne, avant d’écrire quoi que ce soit. |
| J − (D + 3 semaines) | Envoyer la demande d’inscription, avec accusé de réception. |
| J − (D + 1 semaine) | Relance écrite si aucun accusé n’est parvenu. |
| J − D | Dernier jour d’envoi de la convocation. Le point y figure, ou il n’y figure pas. |
| J | L’assemblée. |
Le même calendrier, avec des dates
Prenons une assemblée fixée au 15 mai et un délai de convocation de 20 jours civils, calculé ici par rapport à l’envoi. Cet exemple doit être adapté à la date de votre assemblée et aux règles de votre PPE.
| Date | Ce qui se passe |
|---|---|
| 15 décembre | Les quatre nombres sont relevés. |
| 15 janvier | Les pièces sont réunies, les offres sollicitées. |
| 15 février | Les offres sont reçues et comparées. |
| 4 avril | La demande d’inscription part, avec accusé de réception. |
| 18 avril | Relance si rien n’est revenu. |
| 25 avril | Dernier jour d’envoi de la convocation par l’administrateur. |
| 15 mai | L’assemblée. |
Deux erreurs fréquentes peuvent compromettre ce calendrier.
Une demande envoyée le 15 avril ne laisse plus que 10 jours avant la date limite d’envoi de la convocation. La marge pour obtenir une confirmation ou effectuer une relance devient alors très réduite.
Même lorsque le point figure à l’ordre du jour, les offres doivent être demandées suffisamment tôt. Sans offres comparables avant la séance, l’assemblée peut être en mesure de se prononcer sur le changement sans disposer des éléments nécessaires pour choisir un successeur.
Le rétroplanning commence donc plusieurs mois avant l’assemblée : il faut tenir compte non seulement du délai de convocation, mais aussi du temps nécessaire pour obtenir et comparer les offres.
Si la demande reste sans réponse
Conservez une trace écrite de votre demande et des éventuelles relances.
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Constatez par écrit
Notez la date et le mode d’envoi, ainsi que l’absence éventuelle d’accusé de réception.
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Relancez une fois, par écrit
Rappelez la date et l’objet de votre demande initiale, l’assemblée visée et l’échéance à respecter. Demandez une confirmation écrite de l’inscription du point.
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Conservez tout
Les demandes, les preuves d’envoi et de réception, les réponses et les relances.
Si la convocation est envoyée sans le point demandé, évitez de transformer directement la question en vote pendant l’assemblée. Demandez que votre demande et sa date de transmission soient consignées au procès-verbal. En cas de désaccord sur la suite à donner, faites vérifier la situation par un professionnel du droit.
À partir de ce stade, la question peut nécessiter une analyse juridique. Gestiun n’intervient pas comme conseil juridique : en cas de contestation, nous recommandons de consulter un professionnel du droit.
À faire maintenant
Le modèle ci-dessous reprend les éléments à intégrer dans votre demande, une proposition de libellé pour les points soumis au vote et un rétroplanning à adapter au délai prévu par votre règlement. Il peut être complété directement avec votre règlement sous les yeux.
Pour poursuivre la démarche : les vingt-huit points de la liste de contrôle permettent de faire le point sur l’administration actuelle ; la page Changer d’administrateur indique les documents à réunir avant de demander des offres ; enfin, l’article Lire le devis d’un administrateur aide à comparer les offres reçues sur une même base.