Ressource à imprimer
À imprimer et à compléter avec le règlement d’administration et d’utilisation de votre copropriété sous les yeux. Les délais varient selon les PPE : commencez par relever les informations demandées dans la première partie.
Ce document est une aide à la préparation, non un avis juridique. Pour une situation particulière, consultez un professionnel du droit.
| À relever | Relevé dans le règlement | Article ou page |
|---|---|---|
| Délai de convocation, en jours | ||
| Jours civils ou jours ouvrables ? | ||
| Forme exigée pour une demande d’inscription | ||
| Part de copropriétaires ou de quotes-parts requise, s’il en est prévu une | ||
| Préavis de résiliation du contrat d’administration | ||
| Date d’échéance du contrat en cours |
Si une information manque, demandez-la par écrit à l’administrateur avant de poursuivre le calendrier.
Reportez d’abord la date de l’assemblée visée, puis le délai de convocation relevé ci-dessus. Les autres dates s’en déduisent.
| Échéance | Calcul | Votre date |
|---|---|---|
| Relever les quatre nombres du règlement | J − 5 mois | |
| Réunir les pièces et solliciter les offres | J − 4 mois | |
| Recevoir et comparer les offres | J − 3 mois | |
| Envoyer la demande d’inscription | J − (D + 3 semaines) | |
| Relance écrite si aucun accusé | J − (D + 1 semaine) | |
| Dernier jour d’envoi de la convocation | J − D | |
| Assemblée | J |
Vérifiez que la date prévue pour l’envoi de la demande n’est pas déjà passée. Si c’est le cas, vérifiez quelle assemblée peut encore être visée et recalculez le calendrier à partir de cette date.
À recopier ou à adapter. Complétez les éléments entre crochets.
[Nom et prénom]
[Adresse]
Copropriétaire du lot n° [ ___ ] — PPE [ ______________________ ]
[Nom de l’administrateur]
[Adresse]
[Lieu], le [ __________ ]
Objet : demande d’inscription de deux points à l’ordre du jour de l’assemblée générale du [ __________ ]
Madame, Monsieur,
En qualité de copropriétaire du lot n° [ ___ ] de la PPE [ ______________ ], je vous demande d’inscrire les deux points suivants à l’ordre du jour de l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [ __________ ] :
[ ___ ]. Révocation de l’administrateur en fonction.
[ ___ ]. Nomination d’un nouvel administrateur — examen des offres reçues et désignation.
Ces deux points appellent une décision de l’assemblée, et non une information ni une discussion.
[ ___ ] offres d’administration ont été sollicitées. Elles vous seront transmises le [ __________ ] au plus tard, afin qu’elles puissent être jointes à la convocation et examinées par les copropriétaires avant la séance.
Le délai de convocation prévu par le règlement d’administration et d’utilisation étant de [ ___ ] jours, la convocation doit être expédiée au plus tard le [ __________ ]. La présente demande vous parvient avant cette date.
Je vous prie de bien vouloir m’adresser un accusé de réception de la présente, ainsi que votre confirmation écrite que ces deux points figureront à l’ordre du jour.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
[Signature]
[Nom et prénom]
Avant d’envoyer, trois vérifications. Les deux points sont-ils séparés et numérotés ? La date de l’assemblée est-elle nommée ? La date limite d’envoi de la convocation est-elle calculée et écrite ?
Si votre règlement exige une fraction de copropriétaires, la demande porte autant de signatures que nécessaire, avec les quotes-parts en regard de chaque nom.
À envoyer si aucun accusé de réception n’est parvenu à la date prévue au rétroplanning.
Objet : rappel — demande d’inscription à l’ordre du jour du [ __________ ]
Madame, Monsieur,
Par courrier du [ __________ ], je vous ai demandé d’inscrire deux points à l’ordre du jour de l’assemblée générale du [ __________ ]. Cette demande est restée sans accusé de réception à ce jour.
Le délai de convocation prévu par le règlement étant de [ ___ ] jours, la convocation doit être expédiée au plus tard le [ __________ ]. Je vous remercie de me confirmer par écrit, avant cette date, que ces deux points y figureront.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Conservez une trace datée de chaque envoi, réponse et relance.
| Pièce | Fait | Date |
|---|---|---|
| Copie de la demande envoyée | ||
| Preuve de l’envoi | ||
| Accusé de réception reçu — ou constat qu’il n’en est venu aucun | ||
| Confirmation écrite que le point sera inscrit | ||
| Copie de la relance et preuve de son envoi | ||
| Convocation reçue : le point y figure-t-il ? |
Si la convocation part sans les points demandés, ne les improvisez pas en séance : une décision prise sur un point non porté à l’ordre du jour est attaquable. Demandez que le procès-verbal mentionne la demande, sa date, et l’absence de suite.
Rappel de lecture
La date à surveiller est celle de l’envoi de la convocation, qui intervient avant l’assemblée. Elle se calcule à partir du délai prévu par votre règlement.
Le raisonnement complet, avec un calendrier daté, est détaillé dans l’article Inscrire un point à l’ordre du jour .
La page changer d’administrateur présente les documents à transmettre aux candidats. Les offres reçues peuvent ensuite être comparées avec la grille de comparaison des devis.