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Demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour

Imprimez ce document et complétez-le avec le règlement de votre PPE et le contrat de l’administrateur. Commencez par vérifier les délais, leur mode de calcul et les modalités de fin du contrat.

Ce document est une aide à la préparation, non un avis juridique. Pour une situation particulière, consultez un professionnel du droit.

Copropriété
Lot n°
Quote-part
Rempli par
Date

1. Les informations à relever dans le règlement et le contrat

Informations à relever dans le règlement de la PPE et le contrat de l’administrateur. Indiquez la clause correspondante et complétez les cellules à la main.
À relever	Clause ou document de référence	Article ou page
Délai de convocation, en jours
Jours civils ou jours ouvrables ?
Forme et délai prévus pour la demande d’inscription
Nombre de copropriétaires requis pour demander une assemblée extraordinaire
Préavis de résiliation du contrat d’administration
Date d’échéance du contrat en cours

Si une information manque, demandez-la par écrit à l’administrateur avant de poursuivre le calendrier.

2. Le rétroplanning à dater

Reportez la date de l’assemblée et le délai de convocation. Le tableau suppose un délai en jours civils avant l’envoi. Adaptez les dates si le règlement vise la réception ou prévoit un autre mode de calcul. Vérifiez séparément le délai d’inscription des points.

Date de l’assemblée visée (J)
Délai de convocation (D), en jours

Calendrier indicatif : étapes de préparation, calcul à adapter au règlement et dates à compléter à la main.
Échéance	Calcul	Votre date
Relever les quatre nombres du règlement	J − 5 mois
Réunir les pièces et solliciter les offres	J − 4 mois
Recevoir et comparer les offres	J − 3 mois
Envoyer la demande d’inscription	J − (D + 3 semaines)
Relance écrite si aucun accusé	J − (D + 1 semaine)
Dernier jour d’envoi de la convocation	J − D
Assemblée	J

Vérifiez que la date prévue pour l’envoi de la demande n’est pas déjà passée. Si c’est le cas, vérifiez quelle assemblée peut encore être visée et recalculez le calendrier à partir de cette date.

3. Le modèle de demande

À recopier ou à adapter. Complétez les éléments entre crochets.

[Nom et prénom]

[Adresse]

Copropriétaire du lot n° [ ___ ] — PPE [ ______________________ ]

[Nom de l’administrateur]

[Adresse]

[Lieu], le [ __________ ]

Objet : demande d’inscription de deux points à l’ordre du jour de l’assemblée générale du [ __________ ]

Madame, Monsieur,

En qualité de copropriétaire du lot n° [ ___ ] de la PPE [ ______________ ], je vous demande d’inscrire les deux points suivants à l’ordre du jour de l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [ __________ ] :

[ ___ ]. Révocation de l’administrateur en fonction.

[ ___ ]. Nomination d’un nouvel administrateur — examen des offres reçues et désignation.

Ces deux points doivent faire l’objet d’une décision de l’assemblée. Ils ne peuvent pas être présentés comme de simples points d’information ou de discussion.

[ ___ ] offres d’administration ont été sollicitées. Elles vous seront transmises le [ __________ ] au plus tard, afin qu’elles puissent être jointes à la convocation et examinées par les copropriétaires avant la séance.

Le règlement prévoit un délai de convocation de [ ___ ] jours, calculé par rapport à [l’envoi / la réception] de la convocation. L’échéance correspondante est le [ __________ ]. Je vous transmets ma demande en vue de sa prise en compte dans la convocation.

Je vous prie de bien vouloir m’adresser un accusé de réception de la présente, ainsi que votre confirmation écrite que ces deux points figureront à l’ordre du jour.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

[Nom et prénom]

Avant l’envoi, vérifiez que les deux décisions sont clairement formulées, que l’assemblée visée est précisée et que les délais applicables ont été contrôlés.

Chaque copropriétaire peut demander l’inscription d’un point. Pour exiger en plus la convocation d’une assemblée, un cinquième des copropriétaires suffit ; le règlement peut prévoir une condition plus favorable. Dans ce cas, joignez les signatures des demandeurs.

4. Le modèle de relance

À envoyer si aucun accusé de réception n’est parvenu à la date prévue au rétroplanning.

Objet : rappel — demande d’inscription à l’ordre du jour du [ __________ ]

Madame, Monsieur,

Par courrier du [ __________ ], je vous ai demandé d’inscrire deux points à l’ordre du jour de l’assemblée générale du [ __________ ]. Cette demande est restée sans accusé de réception à ce jour.

Selon le règlement, l’échéance de [l’envoi / la réception] de la convocation est le [ __________ ], avec un délai de [ ___ ] jours. Je vous remercie de me confirmer rapidement par écrit que les deux points seront inscrits à l’ordre du jour.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

5. Ce que vous conservez

Conservez une trace datée de chaque envoi, réponse et relance.

Pièces à conserver, avec la date de chacune. Les cellules sont à remplir à la main.
Pièce	Fait	Date
Copie de la demande envoyée
Preuve de l’envoi
Accusé de réception, ou note datée signalant son absence
Confirmation écrite que le point sera inscrit
Copie de la relance et preuve de son envoi
Convocation reçue : le point y figure-t-il ?

Si les points demandés ne figurent pas dans la convocation, signalez-le par écrit et demandez que votre démarche soit mentionnée au procès-verbal. Évitez un vote improvisé : une décision sur un objet insuffisamment annoncé peut être contestée. Une mention au procès-verbal ne suspend pas les délais de contestation.

Rappel de lecture

Préparez votre demande avant l’envoi de la convocation et vérifiez tout délai d’inscription fixé par le règlement. Pour calculer les dates, distinguez le jour de l’envoi de celui de la réception.

Le raisonnement complet, avec un calendrier daté, est détaillé dans l’article Inscrire un point à l’ordre du jour.

La page changer d’administrateur présente les documents à transmettre aux candidats. Les offres reçues peuvent ensuite être comparées avec la grille de comparaison des devis.