Conseils
Lire le devis d’un administrateur de PPE : les cinq lignes qui font l’écart
Quand une copropriété reçoit deux offres d’administration, la comparaison commence souvent par le montant par lot et par mois. Pourtant, ce tarif ne suffit pas à déterminer le coût réel : il faut aussi regarder les prestations comprises et celles qui seront facturées séparément.
Pour comparer correctement deux offres, cinq points méritent d’être examinés, auxquels s’ajoute un élément rarement chiffré dans les devis : les délais de service.
Un exemple chiffré
Prenons une copropriété de 12 lots qui reçoit deux offres.
Ce que cet exemple n’est pas
Les montants ci-dessous sont une illustration destinée à montrer un mécanisme. Ce n’est pas un relevé de marché, et aucun administrateur réel n’est décrit ici.
| Honoraire de gestion | Devis A | Devis B |
|---|---|---|
| Par lot et par mois | 58.— | 52.— |
| Sur l’année, 12 lots | 8’352.— | 7’488.— |
À première lecture, B est moins cher de 864 francs par an. Regardons maintenant les autres lignes qui peuvent modifier le coût total.
Ligne 1
L’honoraire de gestion : ce qu’il couvre, pas ce qu’il coûte
Le montant par lot ne peut être comparé correctement qu’en sachant précisément quelles prestations il comprend. Commencez par vérifier si la liste des prestations incluses est clairement délimitée.
Une formule générale comme « gestion courante » laisse une marge d’interprétation sur les prestations incluses. Une liste détaillée permet au contraire d’identifier ce qui est compris et ce qui pourra être facturé séparément.
L’essentiel est de pouvoir identifier précisément où s’arrêtent les prestations comprises.
Ligne 2
Les prestations à l’acte : ce qui peut faire varier le coût annuel
Les prestations facturées à l’acte peuvent créer un écart important entre deux offres, notamment lorsqu’une PPE doit gérer une assemblée extraordinaire, un sinistre ou un litige de chantier.
Quatre postes à faire chiffrer avant de signer :
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l’assemblée extraordinaire, par assemblée
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l’heure de vacation, et ce qui déclenche son décompte
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le courrier ou la circulaire, à la pièce
-
le déplacement sur place hors assemblée
Si le devis renvoie à un « tarif en vigueur » qui n’est pas joint, demandez ce document par écrit avant de signer. Vous pourrez ainsi intégrer ces montants à la comparaison.
Ligne 3
Conduite de travaux : préciser le périmètre et les responsabilités
Beaucoup de devis prévoient un pourcentage sur le montant des travaux. Pour le comparer, il faut surtout savoir à quelles prestations et à quelle base de calcul ce pourcentage correspond.
La direction d’un chantier relève normalement d’un architecte, d’un ingénieur ou d’un autre professionnel mandaté à cet effet. L’administrateur peut organiser la mise en concurrence, préparer la décision de l’assemblée, suivre les paiements et les garanties. Ces rôles doivent être distingués clairement, comme le sont ceux des organes de la PPE : ce que l’administrateur exécute et ce dont il rend compte.
Demandez précisément ce que couvre le pourcentage : « sur quel montant s’applique-t-il, quelles tâches comprend-il et qui assume la responsabilité professionnelle de l’exécution ? ». Le coût doit ensuite être chiffré avant la décision de l’assemblée, afin que les copropriétaires connaissent l’ensemble des honoraires liés au projet.
Ligne 4
Débours et rétrocessions : vérifier ce qui est refacturé
Les débours de tiers — assurances, frais bancaires, honoraires externes — sont refacturés à la communauté. Vérifiez s’ils le sont à leur montant réel ou si une marge ou des frais supplémentaires s’y ajoutent.
La même vérification vaut pour les commissions et rétrocessions versées par des fournisseurs. Elles peuvent créer un conflit d’intérêts lors du choix d’un prestataire. Si l’absence de rétrocession est importante pour la PPE, vérifiez qu’elle figure explicitement dans le contrat.
Si cet engagement est important pour la PPE, faites-le inscrire explicitement au contrat.
Ligne 5
La reprise de mandat : un coût à prévoir
Changer d’administrateur suppose de récupérer, contrôler et reprendre un dossier constitué ailleurs : comptabilité, contrats en cours, dossiers de sinistres et archives d’assemblées. Ce travail peut être facturé séparément.
Pour comparer les offres, demandez que le coût de la reprise soit indiqué dès le devis, avec les prestations qu’il comprend.
Le décompte, sur trois ans
Reprenons nos deux devis. Le devis A nomme ses exclusions et les chiffre. Le devis B est moins cher au lot et renvoie à un tarif non joint.
| 12 lots | Devis A | Devis B |
|---|---|---|
| Année 1 — reprise de mandat | 8’352 + 1’990 = 10’342 | 7’488 + 2’400 + 720 + 560 = 11’168 |
| Année 2 — année ordinaire | 8’352 | 7’488 |
| Année 3 — une assemblée extraordinaire et un litige | 8’352 + 1’290 = 9’642 | 7’488 + 799 + 1’680 + 1’000 = 10’967 |
| Total sur trois ans | 28’336 | 29’623 |
Ce que ce tableau démontre
Le devis qui affichait 864 francs de moins par an coûte 1’287 francs de plus sur trois ans. Les postes étaient prévus, mais leur coût n’apparaissait pas dans le tarif de base.
Hors devis
Les délais : l’élément absent du tarif
Un tarif ne renseigne pas sur le délai de réponse ou de bouclement des comptes. Ces délais peuvent pourtant être demandés par écrit et vérifiés ensuite.
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Le délai de prise en charge d’une demande
Sous combien de jours ouvrables recevez-vous un premier retour ? Il s’agit du délai de réponse, pas nécessairement du délai de résolution.
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Le délai de bouclement des comptes
Combien de temps après la clôture de l’exercice les comptes sont-ils bouclés ?
Si ces délais ne sont pas précisés, demandez-les par écrit avant de comparer les offres.
À faire avant l’assemblée
Placez les deux offres côte à côte et comparez-les ligne par ligne. La grille reprend les cinq postes de coût ainsi que les délais, avec une colonne pour chaque offre ; elle peut ensuite être imprimée et transmise au comité avant la séance.
Pour situer les montants, le tarif de Gestiun est publié en entier, exclusions comprises, sur la page des tarifs. Pour évaluer le mandat actuel au-delà du prix, les vingt-huit points de la liste de contrôle peuvent être vérifiés sans attendre une offre concurrente.