Ressource à imprimer

Suivi des décisions d’assemblée

À imprimer et à remplir avec le dernier procès-verbal sous les yeux. Une ligne dont les cinq colonnes se complètent est une décision suivie ; une ligne qui s’arrête après « décision prise » désigne le point à éclaircir avec l’administrateur.

Copropriété
Procès-verbal du
Relevé établi le
Rempli par

1. Les décisions du dernier procès-verbal

Reportez ici chaque décision qui demandait une action après la séance. Les décisions purement déclaratives — approbation des comptes, décharge — n’ont pas à y figurer.

Relevé des décisions du dernier procès-verbal. Pour chaque décision : le responsable, l’échéance, le statut constaté et la prochaine étape. Les cellules sont à remplir à la main.
Nº	Décision	Responsable	Échéance	Statut	Prochaine étape
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10

Comment lire ce tableau

Une ligne complète n’exige rien de plus, même si le dossier prend du temps. Une ligne dont la colonne « prochaine étape » reste vide est le seul cas qui appelle une demande écrite à l’administrateur.

2. L’état des dossiers ouverts

À remplir avant une reprise de mandat, un dossier par fiche. C’est le document qu’un nouvel administrateur reçoit en premier — et son absence est la raison pour laquelle un changement d’administrateur ne règle pas, à lui seul, un problème de suivi.

Dossier 01

Objet du dossier
Ouvert le

État du dossier 1 : les six questions à documenter avant une reprise de mandat. Les cellules sont à remplir à la main.
Question	Réponse
Quelle décision a été prise ?
Quels documents existent ?
Quelle action a déjà été effectuée ?
Quels montants ont été engagés ?
Quelles échéances restent ouvertes ?
Quelle est la prochaine action nécessaire ?

Dossier 02

Objet du dossier
Ouvert le

État du dossier 2 : les six questions à documenter avant une reprise de mandat. Les cellules sont à remplir à la main.
Question	Réponse
Quelle décision a été prise ?
Quels documents existent ?
Quelle action a déjà été effectuée ?
Quels montants ont été engagés ?
Quelles échéances restent ouvertes ?
Quelle est la prochaine action nécessaire ?

Dossier 03

Objet du dossier
Ouvert le

État du dossier 3 : les six questions à documenter avant une reprise de mandat. Les cellules sont à remplir à la main.
Question	Réponse
Quelle décision a été prise ?
Quels documents existent ?
Quelle action a déjà été effectuée ?
Quels montants ont été engagés ?
Quelles échéances restent ouvertes ?
Quelle est la prochaine action nécessaire ?

La méthode complète, avec les quatre étapes et les exemples chiffrés, est détaillée dans l’article Administrateur de PPE qui ne répond pas .

Pour évaluer le mandat lui-même, point par point, la liste de contrôle couvre vingt-huit points. Et si la question devient celle d’une reprise, la marche à suivre est décrite sur la page changer d’administrateur.